Prioriteiten stellen

In de vorige les heb je een overzicht gemaakt van wat je allemaal doet in je bedrijf.

Wat vind je van dat overzicht? Ben je er van geschrokken? Of klopte het beeld dat je van tevoren had?

Nu ga je bepalen wat prioriteit heeft.

Prioriteiten stellen is keuzes maken.
En dat is niet makkelijk. Hoe bepaal je wat belangrijk is en wat niet?

Stiekem weet je het eigenlijk best wel. Je hebt bijv. een klus voor een klant die persé vandaag af moet. Toch kies je eerst voor andere, kleine taakjes, zoals bijv. je mail. Zo rol je van het een in het ander en vliegt de dag voorbij.

Hoe komt dat?
– kleine taakjes die je snel kunt afronden geven je voldoening. Je brein wil beloond worden en kiest voor de snelste manier.
– die grote klus, daar kun je tegenop zien. Daardoor stel je die steeds uit. Ook al heeft die de hoogste prioriteit.

Hoe ga je hiermee om? Met het stellen van prioriteiten bepaal je wat belangrijk is en wat gedaan moet worden. Ook bepaal je of jij het moet doen of een ander.

Hiervoor kun je de bijgevoegde matrix gebruiken. Plaats elke taak in één van de kwadranten. Zo krijg je overzicht in taken die belangrijk, urgent of niet belangrijk zijn.

Hieronder een korte uitleg van de verschillende kwadranten:

BELANGRIJK EN DRINGEND = DOEN
Dit zijn  je echte prioriteiten, het belangrijkste dat echt af moet. Je hebt een duidelijke deadline. 
Bijvoorbeeld: een klus voor een klant die vandaag afgerond moet zijn. 

BELANGRIJK EN NIET DRINGEND = PLANNEN
Het moet gebeuren, maar niet perse nu. Deze taken kun je in je agenda plannen op een tijdstip dat jou uitkomt. 
Bijvoorbeeld: het inplannen van social media berichten of je administratie.

NIET BELANGRIJK EN DRINGEND = DELEGEREN
Ad hoc zaken en vooral zaken van anderen. Telefoontjes of mailtjes die voor de zender dringend zijn, maar voor jou (nog) niet. 
Kijk of je dit kunt uitbesteden. Lukt dit niet, geef dan duidelijk aan wanneer je dit gaat afhandelen. Begrens jezelf.
Bijvoorbeeld: het beantwoorden van telefoontjes en mailtjes, het up to date houden van je website. Dit zijn bij uitstek taken die je kunt uitbesteden aan een VA.

NIET BELANGRIJK EN NIET DRINGEND = NIET DOEN
Dit is misschien wel de makkelijkste van allemaal, of juist de moeilijkste? Als het niet belangrijk is en het is niet dringend, hoef je het dus niet te doen. 
Bijvoorbeeld: scrollen door je social media tijdlijnen, surften op internet, nieuwsbrieven lezen die je eigenlijk niet interesseren etc. Probeer dit zoveel mogelijk uit te bannen onder werktijd.